Regulamin

REGULAMIN INTERDYSCYPLINARNEJ KONFERENCJI NAUKOWEJ
„WARSZAWA W ŚWIETLE BADAŃ NAUKOWYCH”

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem konferencji „Warszawa w świetle badań naukowych”, zwanej dalej „Konferencją”, jest Uniwersytet Warszawski, Urząd m.st. Warszawy oraz Urząd Statystyczny w Warszawie, zwanymi dalej „Organizatorami”.
2. Konferencja odbędzie się w dniach 26-27 listopada 2026 roku w Warszawie.
3. Językiem Konferencji jest język polski.
4. Przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatorów jest jednoznaczne
   z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
5. Wszystkie terminy zawarte w Regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizatorzy postanowią inaczej, o czym powiadomią Uczestników.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo wprowadzenia zmian w niniejszym Regulaminie oraz prawo do zmiany terminu i miejsca Konferencji lub jej odwołania.
7. W przypadku odwołania Konferencji, Organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną, najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.
8. Adres strony internetowej Konferencji: https://wwbn.wgsr.uw.edu.pl/

§ 2. Warunki uczestnictwa

1. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konferencji:
   1) uczestnictwo czynne – Uczestnik, który został zaproszony przez Organizatorów do przedstawienia referatu oraz spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z ust. 2. W ramach udziału czynnego Uczestnikowi przysługuje możliwość wygłoszenia zgłoszonego referatu w formie wystąpienia ustnego;
   2) uczestnictwo bierne – Uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z ust. 3. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana jako Uczestnik czynny Konferencji będąca współautorem, ale nie prezentująca zgłoszonego referatu.
2. Uczestnikiem czynnym Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, która spełnia łącznie wszystkie poniższe warunki:
   1) zarejestrowała się w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Konferencji;
   2) zarejestrowała w aplikacji tytuł oraz abstrakt przygotowywanego referatu;
   3) został zaakceptowany przez Organizatorów co najmniej jeden tytuł oraz abstrakt
   zgłoszonego referatu.
3. Uczestnikiem biernym Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, która spełnia łącznie wszystkie poniższe warunki:
   1) zarejestrowała się w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Konferencji;
   2) otrzymała od Organizatorów potwierdzenie wpisania na listę Uczestników Konferencji.

§ 3. Rejestracja Uczestników czynnych

1. Rejestracja Uczestników czynnych rozpocznie się w dniu 7 maja 2026 roku.
2. Termin zgłoszenia abstraktu upływa w dniu 15 czerwca 2026 roku roku. Po tym terminie rejestracja abstraktów online będzie niedostępna, chyba że Organizatorzy przedłużą ten termin i wyznaczą II termin nadsyłania zgłoszeń. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji abstraktów zostanie zamieszczona na stronie internetowej Konferencji.
3. Rejestracja uczestnictwa oraz abstraktów dokonywana jest na stronie internetowej Konferencji: https://wwbn.wgsr.uw.edu.pl/
4. Uczestnik czynny dokonuje rejestracji i zgłoszenia abstraktu, podając w formularzu
   zgłoszeniowym:
   1) dane osobowe: imię i nazwisko, afiliację, stopień/tytuł naukowy, adres poczty
   elektronicznej,
   2) informacje dotyczące zgłaszanego referatu: tytuł wystąpienia, abstrakt (do 250 słów),
   3) w przypadku współautorstwa – dane pozostałych autorów: imię i nazwisko, afiliację, stopień/tytuł naukowy.
5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w każdym zgłoszonym abstrakcie.
6. Organizatorzy mogą zwrócić się do Uczestnika o uzupełnienie lub naniesienie zmian
   w abstrakcie.
7. Uczestnik zostanie poinformowany o decyzji Organizatorów, w odniesieniu do każdego zgłoszonego abstraktu, w terminie do 15 lipca 2026 roku. W przypadku podjęcia przez Organizatorów decyzji o wydłużeniu terminu nadsyłania abstraktów, termin decyzji dot. akceptacji abstraktu nadesłanego w II terminie zostanie automatycznie wydłużony.
8. W przypadku braku potwierdzenia rejestracji do 16 września 2026 roku należy
   skontaktować się z Organizatorami wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: akademicka.warszawa@uw.edu.pl
9. Uczestnicy zobowiązują się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym
   wypełnienia formularzy rejestracyjnych.
10. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia
    do formularzy błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji
    lub zgłaszające abstrakty.

§ 4. Rejestracja Uczestników biernych

1. Rejestracja Uczestników biernych rozpocznie się w dniu 1 października 2026 roku.
2. Termin rejestracji online uczestnictwa biernego w Konferencji upływa w dniu 31 października 2026 roku. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizatorzy przedłużą termin rejestracji. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji uczestnictwa zostanie zamieszczona na stronie internetowej Konferencji. Organizatorzy zastrzegają możliwość zamknięcia rejestracji przed terminem w przypadku, gdy liczba zarejestrowanych Uczestników
   osiągnie limit miejsc.
3. Rejestracja uczestnictwa biernego dokonywana jest na stronie internetowej Konferencji: https://wwbn.wgsr.uw.edu.pl/
4. Uczestnik bierny dokonuje rejestracji wypełniając formularz zgłoszeniowy poprzez podanie
   następujących danych osobowych: imię i nazwisko, afiliację, stopień/tytuł naukowy, adres poczty elektronicznej.
5. Po wysłaniu formularza Uczestnik otrzyma potwierdzenie rejestracji na adres poczty
   elektronicznej podany w formularzu rejestracyjnym. W przypadku braku potwierdzenia rejestracji do 6 listopada 2026 roku należy skontaktować się z Organizatorami wysyłają wiadomość na adres poczty elektronicznej: akademicka.warszawa@uw.edu.pl
6. Uczestnicy zobowiązują się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym
   wypełnienia formularzy rejestracyjnych.
7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularzy błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.

§ 5. Obrady

1. Miejsce obrad w poszczególnych sesjach tematycznych zostanie podane do wiadomości Uczestników na stronie internetowej Konferencji.
2. Czas prezentacji ustnej jednego referatu może wynosić maksymalnie 20 minut i jest zależny od decyzji moderatora sesji.
3. Dyskusje w ramach sesji odbywają się zgodnie z decyzją moderatora sesji.
4. Uczestnicy czynni są zobowiązani przekazać Organizatorom w formacie obsługiwanym przez program MS Power Point lub PDF swoje prezentacje oraz postery w wersji elektronicznej do dnia 20 listopada 2026 roku, na adres: akademicka.warszawa@uw.edu.pl
5. Organizatorzy nie gwarantują wyświetlania prezentacji przygotowanej przez Uczestnika czynnego, jeżeli Uczestnik czynny nie dostarczy swojej prezentacji w sposób określony w ust. 4.
6. Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Konferencji.
7. Uczestnik czynny zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie referatu w trakcie trwania sesji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych, po wcześniejszej konsultacji z Organizatorami i moderatorem sesji.

§ 6. Zasady udziału w Konferencji

1. Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Wydarzenia.
2. Przed wejściem na Konferencję Uczestnik zobowiązany jest wziąć udział w czynnościach
   związanych z potwierdzeniem wcześniejszej rejestracji.
3. Uczestnicy zobowiązują się do potwierdzenia udziału w Konferencji, poprzez wypełnienie przesłanego przez Organizatorów formularza, w terminie do dnia 14 listopada 2026 roku wskazując udział w konkretnych sesjach.
4. Organizatorzy planują przeprowadzenie fotorelacji z Konferencji dla celów dokumentacyjnych (np. raportów i sprawozdań), informacyjnych i promocyjnych (dostępnych na stronie internetowej Konferencji i innych stronach internetowych Organizatorów, profilach zarządzanych przez Organizatorów w mediach społecznościowych z informacją o Konferencji i jej przebiegu) i archiwizacji (w zakresie nagrań i fotorelacji).
5. Uczestnik biorąc udział w Konferencji, wyraża zgodę na utrwalenie i wykorzystanie swojego wizerunku w celach wskazanych w ust. 4., bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu. Zgoda obejmuje rozpowszechnianie przez Organizatorów wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Konferencji poprzez: utrwalanie, zwielokrotnianie przy użyciu wszelkich technik, rozpowszechnianie, korzystanie, wprowadzenie do obrotu, użyczenie, publiczne wykonanie, wstawienie, wyświetlenie, odtworzenie, nadawanie, publiczne udostępnianie, archiwizację, w tym w szczególności na stronach internetowych Organizatorów, na profilach zarządzanych przez Organizatorów w mediach społecznościowych.

§ 7. Zasady bezpieczeństwa

1. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i p.poż obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Konferencja oraz stosować się w tym zakresie do poleceń wydawanych przez Organizatorów lub służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo i porządek.
2. Uczestnictwo w Konferencji może się odbywać tylko w wyznaczonych pomieszczeniach i obszarach, zgodnie z obowiązującym programem i porządkiem Wydarzenia. Zabronione jest przebywanie poza wyznaczonym obszarem Konferencji.
3. Uczestnik zobowiązany jest przez cały okres trwania Konferencji do posługiwania
   się identyfikatorem wydanym przez Organizatorów. Zabronione jest przekazywanie
   lub udostępnianie identyfikatora innym osobom. W przypadku zgubienia identyfikatora należy ten fakt zgłosić Organizatorom.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Konferencji oraz za rzeczy pozostawione w odzieży lub plecakach oddanych do szatni, a także w innych miejscach ogólnodostępnych pomieszczeniach i obszarach odbywania się Konferencji.
5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania Regulaminu przez Uczestników, nie stosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatorów i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
6. W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Organizatorów.

§ 8. Płatności

1. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
2. Organizatorzy w trakcie Konferencji zapewniają posiłki zgodnie z programem.
3. Organizatorzy nie zapewniają i nie pokrywają kosztów zakwaterowania i podróży Uczestników.

§ 9. Przetwarzanie danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników przetwarzanych w ramach Konferencji jest Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa, reprezentowany przez Rektora UW.
2. Uniwersytet Warszawski wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować mailowo pod adresem: iod@adm.uw.edu.pl.
3. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu rejestracji i udziału w Konferencji.
4. Podanie przez Uczestników danych osobowych jest dobrowolne, ale w odniesieniu do danych, o których mowa w ust. 3 – konieczne do uczestnictwa w Konferencji.
5. Dane osobowe Uczestników podane w formularzu rejestracyjnym nie będą udostępniane osobom trzecim. Dana osobowa w postaci wizerunku może zostać utrwalona na zdjęciach lub filmach z Konferencji i przetwarzana na stronach internetowych Organizatorów i profilach w mediach społecznościowych zarządzanych przez Organizatorów, na cele związane z promocją UW, w tym na potrzeby relacji z Konferencji – zgodnie z §6 ust. 4-5 Regulaminu.
6. Dane osobowe Uczestników nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
7. Dostęp do danych osobowych Uczestników będą posiadać upoważnieni pracownicy,
   współpracownicy lub studenci Uniwersytetu Warszawskiego, którzy muszą przetwarzać dane Uczestników w związku z Konferencją.
8. Dane osobowe Uczestników podane w formularzu rejestracyjnym będą przetwarzane przez czas trwania Konferencji, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości. Po tym czasie dane zostaną usunięte.
9. Rejestracja na Konferencję odbywa się z wykorzystaniem formularzy i dysków udostępnionych przez firmę Google. Dane Uczestników będą przetwarzane przez dostawcę usługi G-Suit dla edukacji firmę Google w jej centrach przetwarzania danych.
10. Uczestnik posiada prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach przysługujących zgodnie z RODO, dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania (poprawienia) swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, a także prawo do usunięcia danych osobowych ze zbiorów administratora (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO), wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
11. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych można przesłać e-mailem na
    adres: akademicka.warszawa@uw.edu.pl , pocztą tradycyjną na adres: Wydział Geografii i Studiów Regionalnych Uniwersytetu Warszawskiego, ul. Krakowskie Przedmieście 30, 00-927 Warszawa lub wycofać osobiście stawiając się na Wydziale Geografii i Studiów Regionalnych UW.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Organizatorzy ustalają program Konferencji oraz mają prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Konferencji, w tym mają prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
2. Organizatorzy nie odpowiadają za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn niezależnych od Organizatorów.
3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
4. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatorów.
5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go na stronie internetowej konferencji https://wwbn.wgsr.uw.edu.pl/.
7. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.